Combien de temps dois-je conserver la fiche de consentement de mon client ?

Tattooed conserve la fiche pendant plusieurs années après la séance, un délai fixé par la plateforme et volontairement plus long que le minimum légal applicable à l'autorisation parentale d'un mineur. Vous n'avez rien à archiver vous-même : la conservation et la purge automatique au terme du délai sont assurées par Tattooed.

Pourquoi une durée plus longue que le minimum légal

Le texte qui encadre l'autorisation parentale impose une conservation de trois ans. Tattooed retient une durée plus longue, calée sur le délai pendant lequel votre responsabilité civile professionnelle peut encore être engagée. Purger une fiche trop tôt vous laisserait sans preuve pendant les dernières années où un client pourrait encore vous mettre en cause.

Ce que la fiche contient et prouve

La fiche de consentement rassemble l'identité du client, les réponses au questionnaire de santé, l'acceptation du texte d'information sur les risques et les précautions, et la signature. Une fois signée, elle devient immuable : aucune correction n'est possible sur la pièce elle même, une éventuelle rectification ouvre une nouvelle fiche reliée à la précédente. Un jeton d'horodatage tiers, quand il a pu être posé, permet à quiconque de vérifier hors de Tattooed que la signature n'a pas été antidatée.

Le registre de traçabilité suit la même règle

Si vous tenez le registre des lots d'encre et d'aiguilles employés (fonctionnalité réservée à un palier d'abonnement supérieur), il est conservé sur la même durée que les fiches de consentement, et pour la même raison : les deux pièces se présentent ensemble lors d'un contrôle ou d'une réclamation, l'une documentant le consentement, l'autre les lots employés sur cette peau.

Ce que vous pouvez en tirer

Depuis votre espace /pro, chaque rendez-vous terminé donne accès à un dossier de séance téléchargeable en PDF, qui réunit la fiche de consentement et les lots employés. Le registre complet, lui, s'exporte sur une période donnée, tous rendez-vous confondus, sous une forme exploitable pour une inspection ou pour votre assurance.

Un troisième export réunit toutes les séances d'une même personne en un seul dossier, et celui-ci suppose un compte client : il est donc disponible pour un client apporté par Tattooed comme pour une réservation prise sur votre page de rendez-vous publique, mais pas pour une séance que vous avez notée à la main sous un simple nom. Deux personnes peuvent porter le même nom, et Tattooed refuse d'assembler dans un même dossier les données de santé de deux clients différents : pour ces séances, l'export se fait séance par séance. Voir [Quelle différence entre un client apporté par Tattooed et un client qui est déjà le vôtre ?](/aide/tatoueur/demandes-et-attribution/clients-apportes-et-clients-directs).

Après le délai de conservation

Au terme du délai, la fiche et les lignes de registre correspondantes sont purgées automatiquement. C'est un choix de conformité au règlement sur les données personnelles : Tattooed ne conserve pas indéfiniment un dossier médical au delà de ce qui peut encore vous être utile ou opposable.